PAROLE D'EXPERT  n°1  Janvier - Février - Mars  2021

LA RPA : UNE SOLUTION EFFICIENTE SOUS CONDITIONS

A - EDITO

Chers tous,

La crise sanitaire actuelle n’épargne aucun secteur d’activité. Elle oblige de surcroît les entreprises à réadapter leurs méthodes, outils et techniques de travail, à assurer la continuité de leurs services dans de meilleures conditions.

En effet, dans un contexte très marqué par le télétravail, les entreprises – les Directions Financières notamment – ont adopté de nouveaux outils afin de digitaliser leurs processus pour les rendre plus efficients et plus fiables. La RPA en est un. Quoiqu’il permette de gagner en productivité et de recentrer les activités des équipes Finances sur des missions à plus forte valeur ajoutée, sa mise en œuvre nécessite une approche pragmatique proche de l’opérationnel. Dans ce numéro, il est essentiellement question des principaux travers à éviter pour s’assurer d’une mise en œuvre efficiente d'une stratégie de RPA.

Excellente lecture !

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A - Edito de

Sebastien LOISON

B - Les 8 erreurs à éviter

pour une mise en place efficiente de la RPA

SOMMAIRE

Par Sebastien LOISON, Directeur de la Business Line Transformation des Organisations de G. Expertise & Conseil

Bien que relativement ancienne, la Robotics Process Automation est devenue, ces dernières années, un atout majeur pour les Directeurs Financiers dans leur recherche de rationalisation et d’automatisation de leur processus. L’engouement pour cette technologie s’est même accéléré avec la crise de la Covid. A eux seuls, les 3 leaders du marché que sont UIPath, Blueprism et Automation Anywhere ont généré un revenu de plus de 700 M € en 2019.[1]

Souple, peu coûteuse et rapide à mettre en œuvre, la RPA permet de gagner en productivité, de fiabiliser la production des données financières et de recentrer les activités des équipes Finances sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Toutefois, une approche pragmatique dans le choix et la mise en œuvre d'une stratégie de robotisation doit être de mise. Si tel n'est pas le cas, les résultats escomptés peuvent être réduits à néant avec des effets totalement contre-productifs et pouvant sérieusement nuire à la motivation des équipes et à la qualité de la production de la Direction Financière.

Les perspectives induites par la RPA, souvent très prometteuses, peuvent nous conduire parfois à vouloir obtenir des résultats rapides, accélérer les mises en production et ainsi oublier des règles de base simples mais pourtant incontournables dans toute démarche de mise en œuvre d’un projet de robotisation. Vous trouverez ci-dessous les principaux travers à éviter pour la mise en œuvre efficiente d'une stratégie de RPA.

B - Les 8 erreurs à éviter pour une mise en place efficiente de la RPA

1. Considérer que tout est robotisable

Bien que relativement ancienne, la Robotics Process Automation est devenue, ces dernières années, un atout majeur pour les Directeurs Financiers dans leur recherche de rationalisation et d’automatisation de leur processus. L’engouement pour cette technologie s’est même accéléré avec la crise de la Covid. A eux seuls, les 3 leaders du marché que sont UIPath, Blueprism et Automation Anywhere ont généré un revenu de plus de 700 M € en 2019.[1]

Souple, peu coûteuse et rapide à mettre en œuvre, la RPA permet de gagner en productivité, de fiabiliser la production des données financières et de recentrer les activités des équipes Finances sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Toutefois, une approche pragmatique dans le choix et la mise en œuvre d'une stratégie de robotisation doit être de mise. Si tel n'est pas le cas, les résultats escomptés peuvent être réduits à néant avec des effets totalement contre-productifs et pouvant sérieusement nuire à la motivation des équipes et à la qualité de la production de la Direction Financière.

Les perspectives induites par la RPA, souvent très prometteuses, peuvent nous conduire parfois à vouloir obtenir des résultats rapides, accélérer les mises en production et ainsi oublier des règles de base simples mais pourtant incontournables dans toute démarche de mise en œuvre d’un projet de robotisation. Vous trouverez ci-dessous les principaux travers à éviter pour la mise en œuvre efficiente d'une stratégie de RPA.

[1] Sources : Forbes, Gartner, Uipath, Statistica

Exemple de méthodologie de rating (UiPath)

2. Ne considérer le ROI qu’à travers le gain d'ETP

Une stratégie de robotisation n'a de sens que si elle a, en face d'elle, un réel business case et un ROI raisonnable. Notre approche pragmatique de la RPA nous conduit généralement à ne pas retenir des ROI supérieurs à 18 mois afin de rester cohérent avec notre vision de la RPA : une solution simple, efficace et peu coûteuse. Si ce ROI intègre, bien évidemment, le "hard dollar saving" (comme le disent nos amis outre-Atlantique), d'autres critères doivent entrer, dans la mesure du possible, dans ce calcul complexe.

De ce point de vue, nous devons essayer de chiffrer le gain en qualité et en fiabilité (en calculant notamment l'effort existant nécessaire pour corriger les erreurs). A cela viennent s'ajouter d'autres critères plus difficilement mesurables mais tout autant pénalisants tels que le turnover lié à des tâches peu intéressantes et la perte du savoir-faire qui en découle. De même, la réallocation des ressources sur des missions à plus forte valeur ajoutée pour l'entreprise doit, tant que faire se peut, entrer dans ce calcul de ROI.

La RPA permet de traiter des volumes plus importants, de manière plus fiable et dans un temps réduit permettant ainsi d'accroitre la qualité, la granularité et la rapidité de l'information financière, fiabilisant, in fine, la pertinence et la qualité des reporting financiers et, conséquemment, le pilotage de l’entreprise.

Tenant compte de tous ces éléments, il convient d’avoir une approche processus par processus mais aussi et surtout globale dans le choix des automatisations à mettre en œuvre. En effet, certains robots générant de forts gains d’ETP peuvent couvrir, d’un point de vue ROI, des robots à gain majoritairement qualitatif mais pas autant nécessaire.

Fiche de synthèse ROI

3. Ne pas impliquer les opérationnels

Si nous acceptons le précepte que c'est bien le métier et les processus qui vont conditionner l’outil et non l’inverse, nous sommes intimement convaincus qu’une stratégie RPA ne doit pas être menée par des experts informatiques mais bien par des experts métiers qui sont au plus proche des processus à robotiser. Ils seront garants de la justesse et de la qualité des outputs des robots avec lesquels ils devront travailler.

Toujours dans cette volonté de créer l'adhésion autour de la RPA, il est impératif d'impliquer le plus tôt possible les experts métiers afin qu'ils puissent se sentir acteurs de la solution qui sera mise en œuvre.

Les experts métiers doivent participer aux phases de design et de recette. De même, la nomination d’un ou plusieurs experts RPA au sein de l’équipe fonctionnelle permet de limiter le risque de rejet de la solution, de simplifier la communication et de crédibiliser l’information autour des robots.

4. Ne pas prioriser et tout robotiser en une fois

La RPA reste un sujet sensible qui peut facilement tourner au drame si nous ne prenons pas soin de l'apprivoiser et d'apprendre à travailler avec. Une phase d'apprentissage s'avère nécessaire tant pour le ou les experts qui seront nommés que pour les équipes qui travailleront au quotidien avec les robots. Cette priorisation est d’autant plus importante que les opérationnels devant mettre en place l’automatisation sont généralement maintenus dans leur mission de production dans des délais de plus en plus contraignants. Cela génère un fort enjeu côté opérationnel et un risque élevé de rejet de la technologie en cas de bug ou de surcharge côté fonctionnel. Il est ainsi préférable de commencer par des processus et des robots simples qui pourront être considérés comme des quick wins permettant de générer une adhésion autour de cette solution et de réduire les craintes inhérentes.

5. Ne pas adapter les processus en amont

Nombreuses entreprises ayant déployé une stratégie RPA n'ont pas pris le soin et le temps de repenser leurs processus avant de les robotiser. Cet effort visant à rendre le process « bot compliant » n’ayant pas été fait, ces entreprises se retrouvent souvent avec des robots qui fonctionnent mal voire qui ont été mis au rebut, malgré des coûts de licence RPA, pour des processus qui restent manuels. Il est primordial de comprendre et d’accepter qu’un robot ne pourra, quasiment jamais, reprendre un processus réalisé par l'homme tel quel. Une phase de transformation du processus est incontournable.

Les 8 étapes de mise en oeuvre

Au cours de cette phase, il est impératif de faire intervenir en groupe de travail les experts métiers, les business analystes et les développeurs afin de fiabiliser, dès le début, les prochaines étapes de design et développement.

6. Travailler en silos

Comme vous avez pu le comprendre, une approche en silos isolant les fonctionnels des développeurs est à exclure. Une approche de type « Agile simplifiée » s'impose tout au long de la mise en œuvre de la stratégie de robotisation. A l’instar de cette méthodologie projet, il est capital d'obtenir une validation commune et formalisée étape par étape, quitte à découper le processus en sous-processus. Ceci dans le seul but d’obtenir des résultats fiables à chaque sous-processus avant de passer au suivant.

7. Faire un bigbang

Il n'y a probablement rien de pire qu'un bug majeur au lancement d'un robot générant un dysfonctionnement massif dans la chaîne de traitement et nécessitant un effort humain significatif pour corriger les erreurs. La solution serait totalement décrédibilisée et probablement morte née. Même si cela doit rallonger le ROI d'un mois ou deux, il est toujours préférable de commencer avec des volumes faibles permettant de valider la solution en production, apprendre à travailler avec et apprendre à monitorer les robots en place (d’où une phase projet qui ne s’arrête pas à la mise en production mais qui doit inclure la phase de stabilisation). Une phase de learning curve doit donc être mise en place avec des objectifs raisonnables et raisonnés. Cette phase tiendra compte aussi de la capacité d’adaptation des équipes à cette nouvelle façon de travailler.

8. Sous-estimer la nécessité du Change Management

Comme induit par ces quelques lignes, une politique de Change Management doit impérativement accompagner une stratégie de RPA. Le but premier est de démystifier et de rassurer autour d'un sujet qui génère encore beaucoup de peurs et d'angoisses au sein des opérationnels (voire même des fonctions MOE). Le bon fonctionnement des robots dépend avant tout des hommes qui les utilisent. Ces hommes et femmes doivent pouvoir comprendre en amont le sens de cette stratégie de robotisation. Ils doivent également être informés et formés le plus tôt possible sur les nouvelles méthodes de travail liées à cette stratégie afin d’éviter un rejet de la solution. De même, pour une meilleure efficience, ces fonctionnels doivent pouvoir gérer de manière autonome leurs processus robotisés dès la fin de la phase de stabilisation. Il n’est pas rare de voir des cas de provocation volontaire de bugs. Il est toujours plus facile d’arguer qu’une solution ne fonctionne pas et de créer le doute autour de cet outil que d’essayer de l’appréhender et créer de la confiance. De ce fait, une communication claire dès le début et tout au long du projet s'avère nécessaire pour rassurer, expliquer et fédérer.

Un effort particulier doit être accordé à la formation des experts métiers qui verront leurs méthodes de travail changées. Enfin, la nomination d'un ou plusieurs expert(s) RPA au sein des fonctionnels permet d’apporter plus de sérénité et de confiance au sein des équipes Finance.

QUE RETENIR ?

La RPA est un outil puissant et particulièrement bien adapté aux processus financiers permettant de rationaliser, automatiser et fiabiliser une grande partie des processus notamment les processus transactionnels. Son déploiement est rapide, peu coûteux et offre des ROI très intéressants ce qui explique l’engouement envers cette technologie. Nos diverses interventions de mise en œuvre et pilotage sur ce type de projet ont permis de générer des gains de productivité de près de 90% sur certains processus, de plus de 30% sur l’ensemble des processus transactionnels. Toutefois, une stratégie de robotisation n’atteindra ses objectifs qu’avec une approche pragmatique et très centrée sur les opérationnels au risque de voir les efforts investis passés par pertes et profits. Toutefois, dans ce dernier cas, il est toujours possible, via un rapide audit, d’identifier la ou les sources de dysfonctionnement et de proposer des solutions simples permettant de corriger et réactiver la robotisation afin d’obtenir tout ou partie des effets qui étaient escomptés à l’origine.

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